CAJA GENERAL

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que se recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en el Banco.

 Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

¿Qué es un arqueo de caja?

Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. 

Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. 

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Recomendaciones e Instrucciones para realizar un arqueo de caja 

"Para hacer el arqueo de una caja diariamente que sirva para la contabilidad de la empresa, hay que ser metódico y ordenado".

Antes de nombrar las instrucciones hay que decir que se pueden hacer a mano o por un programa informático. 

Bien ahora las instrucciones son:

1. Se relaciona el arqueo con el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.

2. A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.

INGRESOS:

3. Se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.

Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.

Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal, su factura tal, de fecha tal.

SALIDAS:

4. Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.

Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, se pone concepto del pago factura tal y fecha tal.

-Concepto, pago a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.

-Concepto, pago a cuenta a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.

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Es decir, existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.

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5. Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.

IMPORTANTE...

Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.

Todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan deben estar respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, la contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo. 

Concepto de control interno de caja y sus elementos

CONTROL INTERNO DE CAJA

Es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos.

Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:

1. Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes o insuficiencia.

2. Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.

3. Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.

4. Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.

ELEMENTOS DE CONTROL

1. PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.

2. TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

*Autorización

*Aprobación

*Ejecución

*Registro

EJEMPLO: En una venta al crédito se pueden observar los siguientes pasos:

1.     Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.

2.     El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.

3.     Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.

4.     Se registra la venta en el departamento de Contabilidad.

3. CUENTAS POR COBRAR: Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.

A tener en cuenta:

*Entrega de mercancías. Factura. 

*Registro de Cuentas por Cobrar.

*Recaudación de la deuda.

CONSIDERACIONES

1.  El control interno debe revisarse continuamente. (actualización).

2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.

3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.

4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.

5.  Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1.     CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.

2.     PRESUPUESTOS

3.     ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos

4.     PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

*Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.

*Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo.

*Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias.

*Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

* Custodia de los activos separados del registro de transacciones.

* La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1. Cancelar gastos ficticios.

2. Contabilizar y pagar facturas falsas.

3. Contabilizar y pagar duplicados de documentos.

4. Postergar depósitos.

5. Adulterar documentos corrigiendo cifras.

6. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.

7.Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.

8. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.

9. Adulterar boletas de depósito y notas de débito bancario (cargos) por sumas equivalentes.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

1. Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.

2. Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.

3. Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”).

4. Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras.

5. Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.

FONDO CAJA MENOR

                                                                                

Es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata del banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510              100.000    

111005              100.000

Diferencia entre caja menor y caja general

La caja menor también llamada caja chica es para los gastos pequeños como artículos de librería, artículos de limpieza o refrigerios, en cambio la caja general es para los gastos significativo como compra de mercancías o pagos a proveedores, la caja general aparte del efectivo puede tener cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor es solo efectivo nacional. 

¿Qué es el Reembolso de caja menor?

Es cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX            80.000     

111005              80.000

Reembolso de caja menor y su contabilización

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso.

Aumentos y disminuciones del fondo de caja menor.

En muchas ocasiones se presentan demasiados  reembolsos, lo que complica el manejo contable. 

Para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de 

manera que su reembolso sea máximo de 2 veces al mes; también se presenta el caso contrario y entonces se debe disminuir el fondo.

BANCOS                                                                                          

Son  instituciones de tipo financiero que, por un lado, administra el dinero que les deja en custodia sus clientes y, por el otro, utiliza éste para prestárselo a otros individuos o empresas aplicándoles un interés. 

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas débito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

¿Cada cuánto se debe realizar la conciliación bancaria?

Cuando tiene su cuenta corriente bancaria en línea y también mantiene sus registros contables actualizados en tiempo real, puede hacer una conciliación bancaria en cualquier momento. Pero se debe realizar esta conciliación en forma regular y periódica, por lo menos mensualmente.

ELEMENTOS  REQUERIDOS PARA CONCILIACIÓN BANCARIA 

COMPARAR

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:  XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes      XXX

(+) Notas débito no registradas     XXX

(±) Errores en el auxiliar                  XXX

= Saldo en libros.                                  XXX

¿Qué es nota débito y crédito?

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Diferencia entre una cuenta corriente y una de ahorros

Una cuenta de ahorro, te permite depositar y te da intereses si respetas una cantidad de giros máximos...una cuenta corriente te permite depositar, no te da intereses, tener chequera, una línea de crédito, y todos los beneficios de ser cliente de un banco...

Cualquiera con un monto pequeño puede tener una cuenta de ahorro...en cambio una cuenta corriente te pide varios requisitos y una solvencia económica mínima..

INVERSIONES

Una inversión, en el sentido económico, es una colocación de capital para obtener una ganancia futura. "Las inversiones forman parte del activo de la empresa, y representa los intereses que la empresa tiene en otras empresas".

¿Cuál es la diferencia entre acciones y bonos corporativos? 

Las acciones y los bonos corporativos son instrumentos del mercado de capitales que son utilizados por las empresas para financiarse. 

Las acciones son títulos que representan una participación en el patrimonio de una empresa, sus tenedores tienen voto en las asambleas y pueden intervenir en las decisiones que la afectan. Así mismo, los propietarios de las acciones reciben dividendos por concepto de participación en las utilidades. 

Por su parte, los bonos corporativos son obligaciones de deuda, de renta fija, emitidos por una empresa para incrementar su capital. 

Espero haya sido de su interés!

GUÍA DE APRENDIZAJE
CONTABILIDAD Y FINANZAS