CAJA GENERAL
Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Bien ahora las instrucciones son:
¿Qué es un arqueo de caja?
Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.
Recomendaciones e Instrucciones para realizar un arqueo de caja
"Para hacer el arqueo de una caja diariamente que sirva para la contabilidad de la empresa, hay que ser metódico y ordenado".Antes de nombrar las instrucciones hay que decir que se pueden hacer a mano o por un programa informático.
Bien ahora las instrucciones son:
1. Se relaciona el arqueo con el saldo del día anterior, es decir, con cuánto dinero empezamos.
-Concepto, pago a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.
5. Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.
2. A partir de ese momento no pueden ocurrir más que dos cosas: o hay un ingreso o hay una salida.
INGRESOS:
3. Se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.
3. Se produce por una venta al contado, por un pago de una factura de un cliente que tenía pendiente o por el pago a cuenta de una factura de mercancía que se llevan.
Si es una venta al contado, en la columna de ingresos se pone la cantidad, y en la misma línea, el concepto, es decir, cobro factura contado número tal.
Si es el cobro de una factura atrasada pendiente, lo mismo, la cantidad en la columna de ingresos, y en concepto, pago de cliente tal, su factura tal, de fecha tal.
SALIDAS:
4. Llevamos dinero al banco para ingresar en cuenta. En la columna salidas se anota el importe, y en concepto, ingreso en efectivo en c/c banco tal, y se guarda el resguardo.
Pagamos una factura de un gasto, importe a salidas, se pone concepto del pago factura tal y fecha tal.
-Concepto, pago a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.
-Concepto, pago a cuenta a proveedor tal, su factura tal, de fecha tal.
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Es decir, existe una columna con los importes de los ingresos y otra con los de los gastos, y en ambos casos, en su línea correspondiente, el concepto del movimiento.
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5. Al final del día se suman ambas columnas. El importe de los ingresos se suma con el saldo del día anterior y se le resta el importe de las salidas, y el resultado es el dinero que tiene que haber en caja, para empezar el día siguiente.
IMPORTANTE...
Puede ocurrir, que por alguna razón se saque provisionalmente un dinero que se va a reintegrar otra vez. Para que nos cuadre la caja, si este importe está autorizado, se hace un vale, que se considera dinero hasta que se recupere.
Todos los movimientos de ingresos y salidas que se anotan deben estar respaldados por el documento correspondiente, como es una copia de la factura cobrada, el resguardo del ingreso en el banco, una nota de cobro a cuenta... Es decir, la contabilidad necesitará un documento por cada apunte que se haga en el arqueo.
Concepto de control interno de caja y sus elementos
CONTROL INTERNO DE CAJA
Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:
Es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos.
Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:
1. Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes o insuficiencia.
2. Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
3. Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
4. Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.
ELEMENTOS DE CONTROL
1. PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.
2. TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
*Autorización
*Aprobación
*Ejecución
*Registro
EJEMPLO: En una venta al crédito se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad.
3. CUENTAS POR COBRAR: Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.
A tener en cuenta:
*Entrega de mercancías. Factura.
*Registro de Cuentas por Cobrar.
*Recaudación de la deuda.
CONSIDERACIONES
1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualización).
2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.
3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.
ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO
1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.
2. PRESUPUESTOS
3. ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos
4. PERSONAL Selección, rotación, fianzas.
CONTROL DEL EFECTIVO
RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO
*Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.
*Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo.
*Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias.
*Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.
CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO
* Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
* La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.
Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:
1. Cancelar gastos ficticios.
2. Contabilizar y pagar facturas falsas.
3. Contabilizar y pagar duplicados de documentos.
4. Postergar depósitos.
5. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
6. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
7.Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.
8. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.
9. Adulterar boletas de depósito y notas de débito bancario (cargos) por sumas equivalentes.
Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:
1. Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
2. Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
3. Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”).
4. Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras.
5. Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.
